Mesečno fakturisanje

Mesečno fakturisanje je modul u okviru Veleprodaje koji služi kao šablon za fakture i predračune koji se periodično ponavljaju. Svaki dokument unet u ovaj modul — bilo da je reč o mesečnom zakupu, pretplati, održavanju ili bilo kojoj drugoj ponavljajućoj obavezi — predstavlja šablon iz kojeg se za svega nekoliko klikova generišu stvarni predračuni ili računi.

Kroz Mesečno fakturisanje možete:

• Jednom uneti sve šablone — za svakog kupca po jedan dokument sa odgovarajućim stavkama, cenama, komitentima i magacinima
• Jednim klikom generisati sve dokumente — označite aktivne šablone, pokrenete opciju Mesečno fakturisanje i program kreira sve predračune ili račune odjednom
• Automatski ažurirati opise — korišćenjem rezervisanih reči [%mesec%], [%godina%] i [%month%] program sam zamenjuje naziv meseca i godinu u opisnim poljima
• Lako ažurirati cene i stavke — izmenite šablon i sledeći put kada pokrenete mesečno fakturisanje, novi dokumenti će već imati ažurirane podatke
• Generisati i dinarske i devizne dokumente — u zavisnosti od podvrste šablona, možete kreirati predračune, izlazne račune ili devizne račune

Mesečnom fakturisanju se pristupa kroz meni: Veleprodaja › Mesečno fakturisanje.

Prilikom unosa šablona u Mesečno fakturisanje, u polju Podvrsta možete odabrati jednu od sledećih vrsta:

Važno pravilo: Svi dokumenti koje označite prilikom pokretanja opcije Mesečno fakturisanje moraju biti iste vrste (iste podvrste i, ukoliko su devizni, iste devizne valute). Ne možete istovremeno generisati dokumente iz šablona različitih podvrsta.

Prozor Mesečnog fakturisanja je klasičan zaglavlje–stavke prozor. U gornjem delu ekrana nalazi se tabela sa svim unetim šablonima, a ispod nje su polja za unos i izmenu zaglavlja dokumenta.

Zaglavlje dokumenta

Prilikom unosa novog šablona (klikom na dugme Unos), potrebno je popuniti sledeća polja u zaglavlju:

• Komitent — kupac za koga se kreira šablon
• Magacin — magacin sa kojeg će se fakturisati
• Datum — datum dokumenta (može biti proizvoljan, služi kao referenca)
• Datum plaćanja — valuta plaćanja
• Broj dokumenta — program automatski dodeljuje broj, ali ga možete i ručno uneti
• Opis — slobodan tekst koji se pojavljuje na dokumentu
• Podvrsta — dodatna klasifikacija dokumenta (Račun, Devizni račun ili Domaći račun sa deviznim cenama)
• Status — prati da li je dokument u pripremi ili završen
• Organizaciona jedinica i MPT — za potrebe vođenja po troškovnim mestima
• Referent — komercijalista zadužen za dokument

Nakon što popunite zaglavlje, kliknite na dugme Sačuvaj. Ispod ljubičaste trake sa desne strane pojaviće se mini tabela sa stavkama i ispod nje dugme Stavke.

Unos stavki

Klikom na dugme Stavke otvara se prozor za unos stavki dokumenta. Na svakoj stavci unosite:

• Roba — artikal ili usluga
• Količina — količina koja se fakturiše
• Cena — prodajna cena po jedinici mere
• Rabat — eventualni popust u procentima
• Opis — slobodan tekst na stavci

Nakon unosa svih stavki, klikom na Sačuvaj vraćate se na zaglavlje dokumenta.

Opcije se nalaze na sredini ekrana i dostupne su nakon što označite jedan ili više dokumenata u tabeli:

1. Mesečno fakturisanje (ključna opcija)

Prilikom pokretanja opcije Mesečno fakturisanje, program u svim opisnim poljima (i na zaglavlju i na stavkama) prepoznaje tri rezervisane reči koje automatski zamenjuje odgovarajućim vrednostima na osnovu meseca i godine koje ste odabrali:

Gde se mogu koristiti:

• Polja Opis, Napomena, Uslovi plaćanja u zaglavlju dokumenta (šablona)
• Polje Opis na svakoj stavci šablona

• Prvi put — unesete sve šablone: za svakog kupca po jedan dokument sa odgovarajućim stavkama (npr. 30 kupaca, svaki sa stavkom „Zakup poslovnog prostora" ili „Mesečno održavanje").
• Svakog prvog u mesecu — otvorite Mesečno fakturisanje, označite kvačicom sve aktivne šablone, kliknete Opcije › Mesečno fakturisanje, odaberete da li želite predračune ili račune, podesite datum i potvrdite.
• Program će kreirati sve dokumente u odgovarajućem modulu (Predračuni, reversi ili Izlazi), odakle ih dalje možete štampati, slati putem eFakture, knjižiti i pratiti naplatu.
• Kada dođe do izmene — ako neki kupac promeni cenu, jednostavno izmenite odgovarajući šablon i sledeći put kada pokrenete mesečno fakturisanje, novi dokumenti će već imati ažurirane podatke.

• Dokumenti u Mesečnom fakturisanju ne utiču na stanje zaliha — rezervacije i promet robe se evidentiraju tek kada se iz šablona kreiraju stvarni predračuni ili računi.
• Preporučuje se da šablone koji više nisu aktivni označite statusom završeno, umesto da ih brišete — tako čuvate istoriju i možete ih po potrebi ponovo aktivirati.
• Ukoliko koristite i maloprodajne ili proizvodne magacine, možete slobodno uneti Proizvodni ili Maloprodajni magacin i program će prilikom generisanja računa ili predračuna generisati dokumente u ispravnom modulu.
• Iz šablona podvrste Račun mogu se generisati i dinarski predračuni i dinarski računi.
• Iz šablona podvrste Devizni račun mogu se generisati devizni predračuni i devizni računi.
• Iz šablona podvrste Domaći račun sa deviznim cenama mogu se generisati predračuni i računi sa deviznim cenama koji se preračunavaju u dinare po kursu na dan kreiranja.