Komitenti
Namena
Registar komitenata sadrži podatke o poslovnim partnerima, kupcima i
dobavljačima. Jedan je od najčešće korišćenih registara u TiM ERP-u.
Podaci koji se ovde unose koriste se na mnogim mestima u programu:
veleprodaji, maloprodaji, proizvodnji, troškovima, avansnim računima,
finansijskim nalozima, izvodima, KPR/KIR-u i dr. Registru komitenata
pristupate preko menija: Registri › Komitenti.
Važno: Prilikom ulaska u Registri › Komitenti, program podrazumevano prikazuje samo aktivne komitente. Kako da pronađete neaktivnog komitenta, pogledajte u odeljku Kako pronaći i ponovo aktivirati neaktivnog komitenta.
Polja
- Šifra: Jedinstvena šifra komitenta — ne mogu postojati dva komitenta sa istom šifrom.
- Aktivno: Označava da li je komitent aktivan. Prilikom ulaska u Registri › Komitenti prikazuju se samo aktivni komitenti.
- PIB: Poreski identifikacioni broj. Služi za povlačenje podataka preko NBS i za identifikaciju kupca na računima.
- Naziv: Kratak naziv komitenta (obavezno polje). Koristi se u padajućim listama i izveštajima.
- Pun naziv: Zvaničan pun naziv komitenta. Koristi se na štampi dokumenata (fakture, predračuni i sl.).
- Vrsta: Vrsta komitenta: 1 – Domaći, 2 – Inostrani, 3 – Povezano pravno lice, 4 – Zavisno pravno lice, 5 – Ostalo, 9 – Fizičko lice.
- Vrsta PDV: Status PDV-a komitenta: 1 – u PDV-u, 3 – poljoprivrednik, 5 – nije u PDV-u.
- Grupa: Pripadnost grupi komitenata (nije obavezno). Grupe se definišu u posebnom registru: Registri › Grupe komitenata.
- Matični broj
- Šifra delatnosti
- Adresa
- Mesto
- Poštanski broj
- Opština
- Država
- Telefon: Može se uneti više od jednog telefona.
- Email: Može se uneti više email adresa za jednog
komitenta, od kojih je samo jedna primarna. Prilikom slanja predračuna,
računa ili bilo kog drugog dokumenta preko programa TiM Desktop, slanje
se vrši na primarnu email adresu.
- JBKJS: Jedinstveni broj korisnika javnih sredstava, ako je u pitanju budžetski korisnik.
- Slanje u CRF: Označava da li se računi za ovog komitenta šalju u Centralni registar faktura.
- GLN: Globalni lokacijski broj, koristi se za e-fakture i e-otpremnice.
- Centrala: Povezivanje sa centralom (matičnim komitentom), ako komitent predstavlja ispostavu.
- Broj dana za plaćanje: Podrazumevani broj dana za
odloženo plaćanje. Koristi se prilikom kreiranja izlaznih računa za
automatsko računanje datuma valute.
- Rabat (%): Podrazumevani procenat rabata za komitenta.
- Napomena: Slobodan tekst za interne beleške.
Brzi unos komitenta preko PIB-a
Podaci o komitentima se mogu unositi ručno, ali je znatno brži način povlačenje podataka sa Narodne banke Srbije preko PIB-a:
- Kliknite na Unos.
- Unesite PIB komitenta.
- Kliknite na dugme Donesi podatke preko NBS.
Na ovaj način program automatski popunjava sva osnovna polja: naziv,
pun naziv, adresu, mesto, poštanski broj, opštinu, matični broj, šifru
delatnosti, kao i tekuće račune.
Napomena: Donos podataka preko NBS ne popunjava polja kao što su telefon, email i da li je firma u PDV-u. Ove podatke je potrebno naknadno uneti ručno.
Ručni unos komitenta
U slučaju kada NBS nema podatke o komitentu podatke možete uneti ručno na sledeći način:
- Idite na: Registri -> Komitenti.
- Kliknite na dugme Unos.
- Unesite podatke o komitentu (PIB, naziv, adresa, email...).
- Kliknite na dugme Sačuvaj.
Učitavanje iz datoteke
Podaci se mogu učitavati iz Excel datoteke (.xls, .csv, .xlsx). Podaci moraju biti u tabelarnom obliku, bez preskočenih redova. Redosled kolona nije bitan – prilikom učitavanja određujete koja kolona predstavlja koji podatak, kao i od kog reda počinje učitavanje.
Moguće je i ažuriranje postojećih komitenata putem učitavanja – ukoliko se u datoteci nalazi šifra već postojećeg komitenta, program će izvršiti izmenu umesto unosa novog zapisa.
Ažutiranje komitenata se uključi kvačica Ako stavka sa istom šifrom već postoji ažuriraj ostala polja prilikom učitavanja iz datoteke.
Podaci koji se mogu učitati:
Šifra, Naziv (obavezno), PIB, Šifra delatnosti, Matični broj
Grupa komitenata – šifra
Telefon, Fax, Mobilni, e-mail
Tekući račun
Pun naziv, Adresa, Mesto, Poštanski broj, Opština, Država
Napomena, Broj dana za plaćanje, Rabat %
Centrala, GLN, Vrsta PDV-a (1 – u PDV; 3 – poljoprivrednik; 5 – nije u PDV)
Vrsta (1, 2, 3, 4, 5, 9), JBKJS, Slanje CRF
Dodatna polja (ukoliko su definisana)
Dodatna polja
Ukoliko je potrebno evidenirati specifične podatke za koje nisu predviđena polja na osnovnoj formi možete koristiti opciju dodatna polja.
Dodatna polja se takođe mogu koristiti na izveštajima i u filterima.
Šifre roba kod komitenata
Ova opcija pristupate tako što stanete na komitenta koga želite i kliknete na Opcije -> Šifra robe kod komitenta. Nakon toga program otvara tabelu spajanja u kojoj možete povezati šifre robe dobavljača sa vašim šiframa robe. Ovo je naročito korisno prilikom učitavanja e-faktura i ulaznih računa iz datoteke - program će automatski prepoznati o kojoj se vašoj robi radi.
U tabeli spajanja postoji i polje Količina koje se koristi kada se jedinica mere razlikuje između dobavljača i vaše evidencije. Na primer, ako dobavljač fakturiše cigarete po boksu, a vi ih vodite po paklici, u polje količina unesite broj paklica u jednom boksu (npr. 10). Program će prilikom učitavanja automatski pretvoriti jednu dobavljačevu jedinicu u odgovarajući broj vaših.
Kontakti
Kontaktima određenog komitenta se može pristupiti iz Registri -> Komitenti tako što stanete na komitenta koga želite i kliknete na Opcije -> Kontakti.Ova opcija Vam omogućava da za svakog komitenta evidentirate kontakt osobe sa njihovim podacima (ime, prezime, telefon, email, broj lične karte, vozačke dozvole, registarski broj), što je naročito korisno prilikom kreiranja dokumenata kao što su E-Otpremnice, gde je potrebno navesti kontakt osobu pošiljaoca ili primaoca.
Svim kontaktima bez obzira od kog su komitenta možete pristupiti direktno iz menija Registri -> Kontakti.
Tekući računi
Za svakog komitenta možete uneti više tekućih računa.
Važno: Prilikom učitavanja izvoda, program automatski prepoznaje komitenta na osnovu tekućeg računa sa stavke izvoda i nudi odgovarajući konto (kupca ili dobavljača).
Spajanje komitenata
Postoji mogućnost spajanja duplih zapisa, odnosno komitenata koji su greškom uneti više puta a sa kojima već postoji promet tako da brisanje nije moguće. Korišćenjem ove opcije celokupan promet se prebacuje na jednog komitenta dok se drugi označava kao neaktivan.
Više mesta isporuke za jednog komitenta (ispostave)
Kada za jednog komitenta imate više mesta isporuke, potrebno je da u registru komitenata kreirate:
- Matičnog komitenta – onog koji će vršiti plaćanje, odnosno na koga će se knjižiti sve promene.
- Ispostave – svaka ispostava se otvara kao zaseban komitent.
Postupak za kreiranje ispostave:
- Idite na: Registri -> Komitenti i kliknite Unos.
- U polje PIB unesite isti PIB koji pripada matičnom komitentu.
- Podatke nemojte preuzimati preko NBS.
- Popunite Naziv (jednoznačan naziv koji jasno identifikuje ispostavu), Adresu, Mesto i Poštanski broj.
- GLN broj – ukoliko ispostava ima GLN broj, unesite ga (bitno za e-fakture).
- Uključite kvačicu Ima centralu i u polju za centralu odaberite matičnog komitenta.
- Kliknite na dugme Sačuvaj.
Postupak ponovite za svaku ispostavu. Program će za svaku ispostavu znati koji je njen matični komitent.
Napomena: U registru komitenata se prikazuje svaka ispostava pojedinačno, zajedno sa svim ostalim aktivnim komitentima.
Detaljnije uputstvo za mesta isporuke:
Broj dana za plaćanje
Broj dana za plaćanje možete podesiti na tri nivoa, u zavisnosti od toga da li želite da važi za sve komitente, za celu grupu ili samo za jednog konkretnog komitenta.
1. Podešavanje na nivou celog sistema (važi za sve):
- Idite na Registri › Podaci o firmi › Podešavanja
- Pronađite polje Broj dana za plaćanje i unesite željeni broj dana
- Kliknite Sačuvaj
Ova vrednost će se koristiti kao podrazumevana za sve komitente koji nemaju drugačije podešavanje.
2. Podešavanje na nivou grupe komitenata:
- Idite na Registri › Grupe komitenata
- Otvorite željenu grupu klikom na Izmene
- Unesite vrednost u polje Broj dana za plaćanje
- Kliknite Sačuvaj
Svi komitenti koji pripadaju ovoj grupi automatski će koristiti ovu vrednost.
3. Podešavanje na nivou pojedinačnog komitenta:
- Idite na Registri › Komitenti i otvorite željenog komitenta
- Kliknite na dugme Izmene
- Uključite kvačicu pored polja Broj dana za plaćanje
- Unesite željeni broj dana
- Kliknite Sačuvaj
Kada je kvačica isključena, vrednost se automatski povlači iz grupe
kojoj komitent pripada. Uključivanjem kvačice potvrđujete da želite
ručno unetu vrednost samo za tog komitenta.
Redosled primene prilikom izdavanja računa
Kada izdajete izlazni račun ili fakturu za komitenta, program
automatski određuje datum valute tako što proverava broj dana za
plaćanje sledećim redosledom:
- Prvo — da li je za tog konkretnog komitenta upisana posebna vrednost (kvačica uključena)
- Ako nije — koristi se vrednost iz grupe kojoj komitent pripada
- Ako nije podešeno ni u grupi — koristi se globalna vrednost iz Registri › Podaci o firmi › Podešavanja
Na ovaj način možete fleksibilno upravljati rokovima plaćanja — od
jednostavnog (jedna vrednost za sve) do potpuno preciznog (svaki
komitent može imati svoj rok).
Štampa
Opcija Štampa -> Spisak omogućava štampanje spiska svih ili odabranih komitenata. Pre štampe možete primeniti filtere kako biste prikazali samo željene komitente (npr. po grupi, vrsti, mestu i sl.).
NAPOMENA: Štampa prikazuje samo osnovna polja komitenta, ako želite izvoz svih polja iz registra komitenata koristite Ostalo -> Izvoz podataka i tu označite kvačicu Komitenti.
Kako pronaći i ponovo aktivirati neaktivnog komitenta
Kada uđete u
Registri › Komitenti, program podrazumevano prikazuje samo aktivne komitente.
Pronalaženje neaktivnog komitenta- Idite na Registri › Komitenti
- Kliknite na ikonicu levka u gornjem desnom uglu
- Isključite kvačicu pored filtera Komitent Aktivno
- Kliknite Primeni
Sada vidite sve komitente — i aktivne i neaktivne.
Ponovno aktiviranje- Kliknite na neaktivnog komitenta u tabeli
- Kliknite Izmene
- Uključite kvačicu Aktivno
- Kliknite Sačuvaj
Komitent je ponovo aktivan.
Dodela grupa komitentima putem Excel datoteke
Ukoliko već imate unete komitente i želite da im masovno dodelite pripadajuće grupe, to možete uraditi kroz opciju Učitavanje iz datoteke uz ažuriranje postojećih zapisa.
Postupak:
1. Pripremite Excel fajl (.xls, .csv ili .xlsx) koji sadrži najmanje dve kolone:
- Šifra – šifra postojećeg komitenta (obavezno)
- Grupa komitenata – šifra – šifra grupe koja već postoji u registru Grupe komitenata
Redosled kolona nije bitan. Prvi red može sadržati zaglavlje.
2. Idite na Registri › Komitenti › Opcije › Učitavanje iz datoteke.
3. Odaberite pripremljeni Excel fajl.
4. U prozoru za mapiranje kolona povežite:
- kolonu sa šifrom komitenta › Šifra
- kolonu sa šifrom grupe › Grupa komitenata – šifra
5.
Obavezno uključite kvačicu: „Ako stavka sa istom šifrom već postoji ažuriraj ostala polja". Ovo je ključno jer omogućava da se postojećim komitentima samo doda/dogradi grupa, bez kreiranja duplih zapisa.
6. Odredite od kog reda počinje učitavanje (npr. od drugog reda ako prvi sadrži zaglavlje).
7. Kliknite Dalje da pokrenete učitavanje. Program će za svaki red pronaći komitenta po šifri i ažurirati mu polje grupe.
Napomena: Šifre grupa komitenata moraju prethodno biti definisane u registru Registri › Grupe komitenata, u suprotnom program neće moći da ih poveže.