Prijem i rad sa ulaznim eFakturama
Video uputstvo
Namena
Sve primljene e-fakture (ulazne fakture, avansi, odobrenja i zaduženja) prikazuju se u: KPR KIR -> E-fakture primljene.
Tu možete primati, pregledati sve efakture koje dolate preko SEF-a, prihvatati ili ih odbiti.
Prihvaćene ulazne eFakture možete možete učitati u troškove ili u robni ulaz sa automatskim i ručnim uparivanjem artikala.
Da bi prijem e-faktura automatski funkcionisao potrebno je da u programu bude unet
API ključ za eFakture u Registri -> Podaci o Firmi -> Podešavanja u polje API ključ za efakture kako bi prijem .
Obaveštavanje o novim dokumentima
Kada stigne novi dokument, pojavljuje se crveni uzvičnik kod
KPR KIR i kod
E-fakture primljene. Uzvičnik nestaje nakon što otvorite pregled primljenih e-faktura.
Ručno pokretanje prijema ulaznih E-Faktura
Program automatski proverava da li ima novih e-faktura u intervalima do sat vremena. Ukoliko želite da pokrenete proveru odmah, u delu KPR / KIR -> E-Fakture primljene idite na: Opcije -> Prijem e-faktura.
Pregled i filtriranje
U pregledu primljenih e-faktura možete pregledati svaku fakturu klikom na nju pre nego što donesete odluku o prihvatanju ili odbijanju.
Kada označite neku eFakturu imate link Header.pdf na koji možete kliknuti i pregledati PDF koji je generisao SEF.
Kliknom na link Preuzmi XML možete preuzeti XML eFakture.
Ukoliko je pošiljalac eFakture prikačio neku datoteku pojaviće se linkovi za preuzimanje sa nazivom prikačene datoteke.
Za filtriranje koristite ikonicu filtera — moguće je prikazati samo e-fakture u određenom statusu (npr. samo nove, samo prihvaćene ili kombinacija).
Prihvatanje i odbijanje e-faktura
Prihvatanje
1. Stanite na željenu e-fakturu.
2. Kliknite na Prihvati.
3. Potvrdite akciju.
Odbijanje
1. Stanite na željenu e-fakturu.
2. Kliknite na Odbaci.
3. Unesite komentar sa razlogom odbijanja — ovaj komentar će biti vidljiv pošiljaocu fakture.
Učitavanje e-fakture u troškove
Učitavanje u troškove je moguće samo za e-fakture u statusu Prihvaćena.
1. Stanite na prihvaćenu e-fakturu.
2. Kliknite na Učitaj u troškove.
3. Odaberite konto na koji želite da se trošak proknjiži.
4. Kliknite Dalje.
Program učitava sve podatke iz e-fakture bez potrebe za ručnim prekucavanjem. Nakon učitavanja, preporuka je da se proveri vrsta PDV-a (npr. sa pravom na odbitak, stopa).
Učitana e-faktura menja status i postaje siva u pregledu. Klikom na nju možete videti gde je učitana (trošak ili ulazna kalkulacija).
Učitavanje e-fakture u robni ulaz
Učitavanje u robni ulaz je moguće samo za e-fakture u statusu Prihvaćena.
1. Stanite na prihvaćenu e-fakturu.
2. Kliknite na Učitaj u robno (MP, VP, Proizvodnja).
3. Odaberite magacin u koji se vrši učitavanje.
Opcije prilikom učitavanja
- Ako ne postoji roba sa navedenim barkodom, napravi novu – program automatski kreira nov artikl ukoliko barkod sa e-fakture ne postoji u vašoj bazi.
- Naše šifre su iste kao i kod dobavljača – uparivanje se vrši na osnovu šifre robe umesto barkoda.
4. Kliknite Dalje – račun se učitava u ulaz (veleprodaja, maloprodaja, ili proizvodnja, u zavisnosti od odabranog magacina).
Uparivanje artikala
Program uparivanje vrši u sledećem redosledu:
1. Tabela spajanja (šifre robe kod dobavljača) – program prvo traži da li postoji zapis o uparivanju šifre dobavljačeve robe sa vašom robom.
2. Barkod – ukoliko ne pronađe zapis u tabeli spajanja, pokušava uparivanje po barkodu.
3. Ručno uparivanje – sve što ostane neupareno prikazuje se kao nepoznata roba.
Rad sa nepoznatom robom
Za artikle koje program nije uspeo da upari, na stavkama fakture prikazuju se podaci sa e-fakture. Za svaku nepoznatu robu postoje dve opcije:
- Dodaj u registar – kliknite na Izmene, zatim Dodaj u registar. Program nudi sve podatke sa e-fakture (uključujući barkod) i jednim klikom možete kreirati novi artikl. Program će ponuditi i dodavanje šifre robe dobavljača za budući automatski prijem.
- Ručno uparivanje sa postojećom robom – kliknite na Izmene i pronađite odgovarajući artikl iz vaše baze. Nakon čuvanja, program nudi da se doda šifra robe dobavljača kako bi uparivanje sledeći put bilo automatsko.
Cilj je da nakon završetka učitavanja ne postoji nijedna nepoznata roba u dokumentu.
Šifre robe kod dobavljača (tabela spajanja)
Tabeli spajanja možete pristupiti na dva načina:
- Iz samog ulaznog dokumenta.
- Preko: Registri -> Komitenti – stanete na dobavljača i kliknite na Šifra robe kod komitenata.
U tabeli je prikazan pregled koja šifra robe dobavljača odgovara kojoj vašoj robi.
Opcija za količinu
U tabeli spajanja postoji i polje Količina koje se koristi kada se jedinica mere razlikuje između dobavljača i vaše evidencije. Na primer, ako dobavljač fakturiše cigarete po boksu, a vi ih vodite po paklici, u polje količina unesite broj paklica u jednom boksu (npr. 10). Program će prilikom učitavanja automatski pretvoriti jednu dobavljačevu jedinicu u odgovarajući broj vaših.